16/01/2026
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, wielkimi krokami zbliża się obowiązek stosowania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Jest to kluczowa zmiana, która docelowo dotknie wszystkie firmy i wprowadzi obligatoryjne fakturowanie ustrukturyzowane w Polsce.
KSeF to system teleinformatyczny Ministerstwa Finansów, który służy do wysyłania i odbierania faktur ustrukturyzowanych (e-faktur) za pośrednictwem rządowych serwerów. Zamiast tradycyjnych faktur papierowych czy PDF, wszystkie faktury pomiędzy firmami będą musiały być przesyłane za pośrednictwem centralnej bazy danych Ministerstwa Finansów, w której będą przechowywane przez 10 lat.
Wystawianie faktur na rzecz osób fizycznych, które dotyczą sprzedaży towarów lub usług na użytek prywatny (czyli stanowiące w istocie transakcję B2C), będzie w KSeF dobrowolne.
Obowiązek wystawiania faktur w KSeF wejdzie etapami:
- od 1 lutego 2026 r. dla firm, które w 2024 r. miały obrót powyżej 200 mln zł (z VAT),
- od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podmiotów,
- od 1 stycznia 2027 r. dla najmniejszych firm, u których w miesiącu suma sprzedaży z VAT nie przekroczy 10 000 zł*
* kwota 10.000 zł dotyczy miesięcznej wartości sprzedaży (liczonej z podatkiem VAT) na faktury podlegające wystawianiu za pośrednictwem KSeF. W określonych sytuacjach termin obowiązkowego stosowania KSeF dla danego podmiotu może nastąpić wcześniej niż 1 stycznia 2027 r. - o szczegóły proszę zwrócić się do swojego księgowego lub doradcy podatkowego.
Tylko w okresie przejściowym, do końca 2026 r., poza KSeF możliwe będzie wystawianie paragonów fiskalnych z NIP do 450 zł (uznawanych za faktury uproszczone) oraz faktur fiskalnych wystawionych przy użyciu kas rejestrujących. Od 1 stycznie 2027 r. takie dokumenty zostaną wyeliminowane z obrotu prawnego. Można jednak z paragonów z NIP zrezygnować wcześniej, zastępując je docelowymi fakturami wysyłanymi za pośrednictwem KSeF.
Należy pamiętać, że już od 1 lutego korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) może stać się potrzebne dla każdego przedsiębiorcy m.in. w zakresie odbioru faktur zakupowych.
Niezależnie, od jakiej daty obowiązkowy będzie KSeF w Państwa firmie, warto uzyskać dostęp i zalogować się do KSeF jak najszybciej. Dostęp ten będzie konieczny do wszelkich działań związanych ze stosowaniem KSeF przez dany podmiot, w tym nadawania potrzebnych uprawnień w ramach struktury danej organizacji oraz wygenerowania potrzebnych certyfikatów/tokenów.
Co należy zrobić z użytkowanym w firmie oprogramowaniem
Obowiązek ustawowy stosowania KSeF przez przedsiębiorców niewątpliwie przekłada się na konieczność dostosowania stosowanego w firmie oprogramowania, tak aby mogło ono wysyłać/pobierać faktury za pośrednictwem KSeF. Przyjąć należy, że niezbędne będzie wykonanie aktualizacji (upgrade) zainstalowanego oprogramowania, co może wiązać się m.in. z potrzebą wykupienie stosownego prawa do jego aktualizacji lub dokupienia potrzebnych modułów.
Przed wykonaniem aktualizacji programów konieczna będzie także weryfikacja Państwa zaplecza sprzętowego (komputerów i użytkowanych systemów operacyjnych) pod kątem wymagań technicznych do współpracy z KSeF. Należy liczyć się z tym, że w przypadku stosowania starych komputerów, które nie będą spełniały potrzebnych standardów, może być konieczna modernizacja lub całkowita wymiana niektórych urządzeń.
Wdrożenie kolejnych działań, związanych z aktualizacją Państwa oprogramowania i ewentualną modernizacją sprzętu, będzie operacją czasochłonną i dotyczyła będzie wielu Podmiotów w krótkim okresie czasu. Należy mieć na uwadze, że różne programy cały czas są dostosowywane do jak najefektywniejszej współpracy z KSeF, co, w określonych sytuacjach może przyczynić się do konieczności wykonanie więcej niż jednej aktualizacji. Będzie za tym stał argument usprawnienia wymiany danych z KSeF, a nawet polepszenia funkcjonalności dla użytkowników.
Pragniemy jednak jeszcze raz zaznaczyć, że niezależnie od instalowania nowych wersji programów, wcześniejsze zalogowanie się przez Państwa do KSeF, nadanie stosownych uprawnień oraz wygenerowanie certyfikatów/tokenów niezbędne będą do wprowadzenia właściwej konfiguracji w programach.
W przypadku programów, które obsługujemy w ELPRO, zapraszamy do kontaktu w sprawie ich dostosowania do KSeF
W celu ustalenia potrzebnych kroków, wyceny potrzebnych prac, ustalenia terminów prosimy o kontakt z nami za pośrednictwem e-maila [email protected]
W mailu prosimy o podanie następujących informacji:
- NIP firmy
- termin wejścia w KSeF
- rodzaj oprogramowania
- osoba kontaktowa w sprawie KSeF
- numer kontaktowy
Rekomendujemy podjęcie kontaktu jak najszybciej, co pozwoli Państwu i nam na sprawną organizację prac i ustalenie harmonogramu wdrożeń u poszczególnych Klientów.
W razie pojawienia się dodatkowych pytań zapraszamy do kontaktu telefonicznego pod nr 42 664 06 30.
Bardziej szczegółowe informacje, poradniki oraz odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania można znaleźć na stronie Ministerstwa Finansów https://ksef.podatki.gov.pl/ oraz na naszej stronie www https://www.elpro.com.pl/ksef.html, którą będziemy sukcesywnie aktualizować.
Niniejsza wiadomość została opracowana na podstawie publicznych informacji Ministerstwa Finansów, dostępnych na stronie ksef.podatki.gov.pl i nie są przekazywane jako usługi doradztwa podatkowego.
