18/09/2026
222 urządzenia drukujące. 13 producentów. 56 różnych modeli.
Tak wyglądało środowisko druku, które miałem okazję audytować w jednej z dużych instytucji publicznych. Różne urządzenia oznaczają różne materiały eksploatacyjne, różne sterowniki, różne zasady obsługi, a często również różny sposób serwisowania poszczególnych modeli.
Jakie są plusy takiego rozwiązania? Ja nie znam.
A minusy? Po kolei:
IT zamiast zajmować się systemami i infrastrukturą, zajmuje się drukarkami. Toner się skończył. Urządzenie nie drukuje. Trzeba wezwać serwis.
Osoby odpowiedzialne za zamówienia publiczne zamiast kupować kilka rodzajów materiałów eksploatacyjnych, muszą przygotować postępowania obejmujące tonery i materiały do dziesiątek różnych modeli urządzeń.
Magazyn? Kolejne indeksy i kolejne tonery, które trzeba zamówić, przyjąć, przechować i później wydać.
Użytkownicy? Przy jednym urządzeniu skanujemy w jeden sposób, przy drugim inaczej. Inny panel, inny sterownik, inne funkcje. A część urządzeń tylko drukuje — w audytowanym środowisku 53% urządzeń biurowych stanowiły urządzenia jednofunkcyjne.
Kilka jeszcze bym znalazł ale ważniejsze jest coś innego.
Mimo najszczerszych chęci takim bałaganem nie da się zarządzać skutecznie. Zawsze będą pretensje, że nie ma odpowiedniego tonera, że drukarka nie działa, że serwis za długo jedzie, że na jednym urządzeniu można coś zrobić, a na drugim już nie. IT będzie gasiło kolejne pożary, zamówienia będą próbowały przewidzieć zapotrzebowanie na dziesiątki różnych materiałów, w magazynie będzie 10 tonerów do jednego modelu, do drugiego nie będzie wcale, a użytkownik będzie oczekiwał po prostu jednego: żeby nacisnąć „Drukuj” i odebrać dokument.
Drukarki powinny tworzyć jedno środowisko, którym da się zarządzać.
Mniej modeli.
Jednolita obsługa.
Jeden sterownik.
Centralne zarządzanie.
Serwis i logistyka dopasowana do skali floty drukującej.
56 modeli drukarek w firmie to nie wyrok. Dzięki audytowi środowiska druku można zmniejszyć liczbę urządzeń, zunifikować flotę, ułatwić życie użytkownikom, działowi IT oraz osobom odpowiedzialnym za zakupy i logistykę materiałów eksploatacyjnych.
Dlatego ten i kolejne wpisy poświęcę audytowi środowiska druku.
