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Ingenieurbüro Format GmbH

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📂 Technische Dokumentation & Illustration
📄 Übersetzungsmanagement in über 30 Sprachen

03/11/2026

Ein Bauteil, drei Benennungen. Und schon versteht niemand mehr die Anleitung.

In der Konstruktion heißt es Spannelement. Im Vertrieb Klemmhebel. In der Anleitung steht mal Schnellspanner, mal Verriegelung. Für den Leser sind das 4 verschiedene Teile. Er sucht etwas, das es gar nicht gibt.

Genau deshalb ist Terminologie kein Detail, sondern das Fundament verständlicher Dokumentation. Sie legt fest, welche Benennung für welches Bauteil steht, und zwar verbindlich.

Was eine saubere Terminologie bewirkt:

Klarheit für den Leser.
Ein Begriff steht immer für genau ein Bauteil und wird mit einer Benennung bezeichnet, in jedem Kapitel und in jedem Dokument. Wer einmal verstanden hat, was gemeint ist, findet sich zurecht.

Sicherheit im Ernstfall.
Wenn ein Warnhinweis eine andere Benennung verwendet als die Abbildung, verliert der Leser wertvolle Sekunden. Eindeutige Benennungen verhindern Fehlbedienungen.

Geringere Übersetzungskosten.
Jedes Synonym muss in jede Zielsprache übersetzt werden. Wer drei Benennungen für ein Bauteil hat, bezahlt dreimal und bekommt am Ende oft noch mehr Varianten zurück.

Eine einheitliche Sprache im Unternehmen.
Eine gepflegte Termdatenbank hilft nicht nur der Redaktion, sondern auch Konstruktion, Vertrieb und Service.

Der Aufbau einer Terminologie beginnt meist unspektakulär: bestehende Dokumente auswerten, Varianten sammeln, Vorzugsbenennungen festlegen. Immer in enger Abstimmung mit dem Kunden. Oft kommen die finalen Definitionen dann aus dem Vertrieb. Wir unterstützen bei der Koordination und Festlegung und pflegen die Terminologie anschließend über alle Sprachen hinweg.

Wie viele Benennungen hat euer meistgenutztes Bauteil?

27/10/2026

Viele Unternehmen schreiben denselben Text jedes Jahr ein Dutzend Mal neu.

Ein Sicherheitshinweis, der in zwanzig verschiedenen Anleitungen steht. Eine Wartungsanleitung, die sich bei drei Produktvarianten nur in zwei Sätzen unterscheidet. Ein Kapitel, das bei jeder Überarbeitung von Hand in alle Dokumente kopiert wird. Das kostet Zeit, und es produziert Fehler, weil irgendwann eine Version vergessen wird.

Modulare Dokumentation löst genau dieses Problem. Inhalte werden nicht mehr als ganze Dokumente geschrieben, sondern als einzelne Bausteine. Jeder Baustein existiert genau einmal und wird überall dort verwendet, wo er gebraucht wird.

Das bringt drei handfeste Vorteile:

Weniger Aufwand bei Änderungen. Wird ein Baustein korrigiert, ist die Korrektur sofort in allen Anleitungen, in dem der Baustein bereits verwendet wurde. Niemand muss mehr zwanzig Dokumente einzeln durchsuchen.

Geringere Übersetzungskosten. Ein Baustein, der einmal übersetzt ist, muss nie wieder übersetzt werden. Gerade bei vielen Zielsprachen ist das einer der größten Einsparhebel überhaupt.

Gleichbleibende Qualität. Wenn derselbe Inhalt immer aus derselben Quelle kommt, gibt es keine abweichenden Versionen mehr. Alle Anleitungen sprechen dieselbe Sprache.

Die Grundlage dafür ist ein Redaktionssystem und eine saubere Struktur von Anfang an. Der Umstieg braucht etwas Vorbereitung, zahlt sich aber oft schon bei der ersten Überarbeitung aus.

Moderne XML-basierte Redaktionssysteme wie beispielsweise Schema ST4 von Quanos verfolgen genau dieses Prinzip.

Wir begleiten diesen Weg von der Analyse bestehender Dokumente bis zum fertigen Bausteinsystem.

20/10/2026

Eine gute Anleitung erkennt man nicht am Umfang. Sondern daran, dass man sie kaum braucht.

Viele Anleitungen sind vollständig und trotzdem unbrauchbar. Alle Informationen sind da, aber niemand findet sie im richtigen Moment. Gute Dokumentation ist etwas anderes. Sie hat fünf Merkmale, die man sofort spürt, wenn man mit ihr arbeitet.

Erstens:
Eine gute Anleitung ist für eine klar abgesteckte Zielgruppe geschrieben. Eine Anleitung für Fachkräfte enthält andere Informationen als eine Anleitung für Endanwender. Wer versucht, es allen recht zu machen, erreicht niemanden richtig.

Zweitens:
Eine gute Anleitung führt den Leser Schritt für Schritt. Klare Handlungsanweisungen statt langer Beschreibungen. Eine Aktion pro Handlungsschritt, in der Reihenfolge, in der sie wirklich passiert.

Drittens:
Eine gute Anleitung nutzt durchgängig dieselben Begriffe. Eine Baugruppe heißt in jedem Kapitel gleich. Das klingt banal, ist aber einer der häufigsten Gründe, warum Anleitungen verwirren.

Viertens:
Bilder erklären, wo Worte an Grenzen stoßen. Eine gute Illustration ersetzt oft einen halben Absatz und funktioniert sogar über Sprachgrenzen hinweg.

Fünftens:
Sicherheit ist eingebaut, nicht angehängt. Warnhinweise stehen genau dort, wo die Gefahr entsteht, nicht gesammelt am Ende, wo sie keiner mehr liest.

Hinter allen fünf Punkten steckt dieselbe Haltung. Eine Anleitung ist kein Pflichtdokument, sondern ein Werkzeug für den Menschen, der gerade vor der Maschine steht. Genau so gehen wir jede Dokumentation an.

14/10/2026

Erste Station: Technische Redaktion.

Ich habe Fragen. Viele Fragen.
Hier sitzen die Menschen, die aus komplizierter Technik verständliche Anleitungen machen. Ich habe eine Stunde lang zugeschaut und dabei drei Dinge gelernt.

Erstens:
Bevor hier jemand einen Satz schreibt, werden erst einmal Fragen gestellt.
• Wer liest das?
• Was kann diese Person schon?
• Was darf auf keinen Fall schiefgehen?

Ich dachte immer, Schreiben beginnt mit Schreiben. Falsch gedacht.

Zweitens:
Kurze Sätze sind hier Gesetz. Ich habe testweise einen Schachtelsatz vorgeschlagen. Man hat mich freundlich, aber bestimmt korrigiert.

Drittens:
Jedes Teil hat genau einen Namen. Ein Bauteil heißt hier immer gleich, in jedem Kapitel, in jedem Dokument. Deswegen nenne ich meine Kaffeetasse jetzt konsequent Heißgetränkebehältnis. Terminologie muss eben sein.

Mein Fazit nach der ersten Station:
Verständlichkeit ist kein Zufall. Sie ist Handwerk. Und das Handwerk beginnt lange vor dem Schreiben des ersten Satzes.

Nächste Station: Illustration.
Da, wo aus tausenden CAD-Teilen ein Bild wird, das jeder versteht.
Ich habe gefragt, ob ich mitzeichnen darf. Man hat vorsorglich schon mal die Stifte weggeräumt…

13/10/2026

Als die Ingenieurbüro FORMAT GmbH anfing, wurden Anleitungen auf Papier gedruckt und in dicken Ordnern verschickt.

Das war 1994. Seitdem sind über 30 Jahre vergangen und in der Technischen Dokumentation ist kaum ein Stein auf dem anderen geblieben. Vom gedruckten Handbuch zum digitalen Portal. Vom Wörterbuch zur KI-gestützten Übersetzung. Vom Einzeltext zum modularen Baukasten.

Und trotzdem ist das Wichtigste gleichgeblieben. Wir machen komplizierte Technik verständlich und sorgen dafür, dass Menschen sicher damit arbeiten können. Die Werkzeuge sind neu, das Ziel ist so alt wie das Unternehmen.
In den nächsten Wochen nehmen wir euch mit auf einen kleinen Rückblick. Was sich verändert hat, was geblieben ist und was wir daraus gelernt haben.

Bevor wir loslegen, interessiert uns eure Sicht. Was hat sich in der Technischen Dokumentation seit den 90ern aus eurer Sicht am stärksten verändert? Ist es der Sprung von Papier zu digital, sind es Übersetzung und Terminologie, die KI oder die gestiegenen Ansprüche der Nutzer?

Schreibt es uns in die Kommentare. Wir sind gespannt und greifen eure Antworten in den nächsten Wochen auf.

06/10/2026

Über kaum ein Thema halten sich so viele Irrtümer und Mythen wie über Technische Dokumentation. 3 davon hören wir immer wieder.

Alle 3 sind falsch.

Mythos 1:
Das liest doch sowieso keiner.
Das stimmt nur, solange alles läuft. In dem Moment, in dem eine Maschine stehenbleibt oder etwas gefährlich wird, ist die Anleitung plötzlich das Wichtigste im Raum. Dann entscheidet sie, ob jemand weiterkommt oder ratlos davorsteht. Und rechtlich ist sie ohnehin Pflicht, kein Extra.

Mythos 2:
Die Anleitung machen wir schnell zum Schluss.
Gute Dokumentation entsteht nicht am Ende, sondern wächst mit dem Produkt. Sie baut auf der Risikobeurteilung auf und braucht Zeit für Struktur, Grafiken und Prüfung. Wer die Dokumentation ans Projektende quetscht, produziert Fehler, die teuer werden.

Mythos 3:
Das kann jeder schreiben, der sich mit dem Produkt auskennt.
Produktwissen ist die halbe Miete, aber eben nur die halbe. Verständlich schreiben ist ein eigenes Handwerk. Die richtige Zielgruppe treffen, konsequent eine Terminologie halten, komplexe Abläufe in klare Schritte zerlegen. Genau das unterscheidet eine benutzbare Anleitung von einem technisch korrekten, aber unlesbaren Text.

Hinter allen 3 Mythen steckt derselbe Denkfehler. Dokumentation wird als lästige Pflicht am Rand gesehen, nicht als Teil des Produkts. Dabei ist sie oft das Einzige, was Kunde und Technik direkt verbindet.

Genau hier setzen wir an. Wir denken Dokumentation von Anfang an mit, strukturieren sie sauber und sorgen dafür, dass die entscheidende Information ankommt, verständlich und sicher.

05/10/2026

Manche Daten dürfen das Haus nicht verlassen. Auch nicht für KI.

Vor einigen Wochen waren wir bei unserem Partner Mad-Gaming.shop zu Besuch und haben uns eine On-Premise-Lösung für den Einsatz von KI zeigen lassen.

Der Hintergrund: In unseren Projekten arbeiten wir mit Konstruktionsdaten, unveröffentlichten Produkten und internen Abläufen unserer Kunden. Vertraulichkeit ist da keine Option, sondern Pflicht. Eine KI, die lokal auf eigener Hardware läuft, löst dieses Problem elegant.

Wir haben viel mitgenommen, vor allem die Erkenntnis, dass der Weg dorthin machbar ist. Schön, im Bereich Hardware einen professionellen Partner zu haben, der das Thema wirklich durchdrungen hat.

Wie seht Ihr das: On-Premise mit eigener Hardware oder per Abo in der Cloud (AVV vorausgesetzt)?

30/09/2026

Eine Übersetzung ist erst fertig, wenn sie geprüft ist. Nicht vorher.

Sobald ein Produkt exportiert wird, entstehen viele Sprachversionen. Und mit jeder Sprache wächst das Risiko, dass sich Fehler einschleichen, die im schlimmsten Fall sicherheitsrelevant sind. Professionelle Qualitätssicherung ist deshalb kein optionaler Schritt, sondern fester Bestandteil des Prozesses.

Was gute QS bei Fachübersetzungen in der Praxis ausmacht:

Das Vier-Augen-Prinzip.
Jede Übersetzung wird von einer zweiten qualifizierten Person geprüft. Wer daran spart, spart am falschen Ende.

Konsistente Terminologie.
Ein Bauteil, das im Deutschen durchgehend gleich heißt, muss auch in jeder Zielsprache durchgehend gleich heißen. Ein Translation Memory sichert die Konsistenz über alle Dokumente hinweg.

Automatische Prüfung.
QS-Tools finden, was der Mensch leicht übersieht:
• falsche Zahlen
• vertauschte Maßeinheiten
• beschädigte Tags
• vergessene Segmente

Das ersetzt keinen Menschen, aber es spannt ein starkes Netz darunter.

Fachliche Prüfung.
Am Ende schaut jemand mit technischem Sachverstand darüber, ob die Übersetzung nicht nur sprachlich, sondern auch fachlich stimmt. Ein falsch übersetztes Anzugsmoment ist mehr als ein Sprachfehler.

Layout-Kontrolle.
Nach der Übersetzung passt oft das Layout nicht mehr, weil manche Sprachen deutlich mehr Platz brauchen. Erst, wenn auch das geprüft ist, ist die fremdsprachige Version wirklich fertig.

Der Aufwand lohnt sich, weil ein Fehler in der Anleitung teurer ist als jede Prüfung. Und weil eure Kunden in jedem Land dieselbe Qualität erwarten dürfen.

23/09/2026

Diese Woche sieht es bei uns aus wie an einem Umzugstag. Weil es einer ist.

Mehrere Teams ziehen in neue Räume, Sitzplätze werden neu geordnet, gewohnte Wege ändern sich. Der Grund dahinter ist ein guter: Wir wachsen.
Seit August verstärkt uns ein neuer Kollege, ab Oktober kommt ein weiterer Kollege dazu. Mehr Menschen brauchen mehr Platz und neue Strukturen.

Ehrlich gesagt ist so ein Umbau nicht für jeden bequem. Der eingespielte Platz, die vertraute Sitzordnung, die Kollegen nebenan, das gibt man nicht leichten Herzens auf. Veränderung fühlt sich selten sofort richtig an.

Aber genau das gehört zum Wachsen dazu. Wir stellen uns diesen Anforderungen, bleiben flexibel und finden gemeinsam eine Lösung. Nicht, weil es immer einfach ist, sondern weil wir ein Team sind und an einem Strang ziehen.

In ein paar Wochen ist der neue Zustand wieder Normalität. Und dann haben wir Platz für das, was zählt: gute Arbeit und noch mehr Kolleginnen und Kollegen.

Wie geht ihr mit Veränderungen im Team um, wenn nicht alle sofort begeistert sind?

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Wilhelmshaven
26382

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